مدیریت دبیرخانه و بایگانی، فرایندی مطلوب است که برای نگهداری مستندات سازمانی به طورسही صورت می‌گیرد. این عملکرد شامل تعریف الگو بایگانی, تنظیم فضاهای بایگانی, نگهداری مستندات، واستخراج آن‌ها در زمان نیاز است.
مدیریت دبیرخانه و بایگانی/اداره دبیرخانه/کار با بایگانی به سطحیخوب از تنظیم در یککنگره نیاز دارد.
مهم‌ترین وظایف دبیرخانه
دبیرخانه به عنوان جایگاه اصلی هر سازمان، نقش حساس، تنظیم نشست‌ها و نیز|داده‌های مهم می‌باشد. دبیرخانه همچنین وظیفه|بر عهده| کار سازمان را به سازمانها بیرونی و داخلی ارسال می کند.
مقدماتی در بایگانی
در این بخش به تبیین اصول بایگانی می پردازیم. نگهداری اسناد ، فرایندی محتمل است که برای دستیابی به سندی در زمان نیاز بکار می رود. اطلاعات بایگانی شده را می توان سریع 찾ید و در دسترس کرد.
- ارزیابی بر شکل اسناد
- ترسیم یک قالب بایگانی
- طبقه بندی اسناد
- ذخیره اسناد
- پیدا کردن به اسناد
بسیاری از سازمان ها و دفاتر از طریق یک ساختار بایگانی منظم در جهت کارایی نیز ایمنی اطلاعات خود توجه می نمایند.
خدمات دبیرخانه ای در عصر دیجیتال
در پیشرفت چشمگیر تکنولوژی و ورود به عصر دیجیتال، روش ها و سبک ها ارائه خدمات دبیرخانه ای نیز متحول شده است. امروزه ، دفاتر و ادارات برای بهبود کارایی و 효율성 خود، از نرم افزارها دیجیتال پیشرفته بهره می برند.
این همچنین باعث شده است که دبیرخانه ها بتوانند خدمات مختلفی را به کاربران خود ارائه دهند.
- تعدادی از این خدمات می باشد:
- ارسال ایمیل
- ارتباط برقرار करना
- {نگهداری اسناد دیجیتال
- خدمات
در استفاده از این نرم افزارها, دبیرخانه ها می توانند بهبود سرعت و 효율성 خود را به حداکثر رسانند
افزایش کارایی دبیرخانه با فناوری های نوین
شرکت ها به طور مکرر با حجم زیادی از کارها دست و پنجه نرم می کنند. برای افزایش 효율성 دبیرخانه ها در این دوران، ارزشمندی ایفا کنند.
تلاش برای فناوری های نوین، دبیرخانه ها می توانند Tarefas به صورت سریعتر انجام دهند و وقت خود را کاهش دهند.
- برنامه هایپروژه
- سیستم های اسناد
- اتوماسیون فرآیندها
{این فناوری ها می توانند به بهبودانعطاف پذیری خطاها و افزایش بهبود خوشحالی کارمندان.
بایگانی دیجیتال: مزایا و دغدغه ها
بایگانی الکترونیکی، راهکار جدید سازماندهی اسناد در قالب دیجیتال, مزایای زیادی را به همراه دارد، از جمله نگهداری سریع و پیشگیری در برابر از بین رفتن اسناد. با این حال، بایگانی الکترونیکی چالش های نیز فراهم می آورد, مانند امنیت داده ها و تعهدات ارتقاء نرم افزار. click here
- بایگانی دیجیتال امکان مرتب سازی اسناد را ساده و کارآمد کند.
- پیدا کردن اسناد ساده تر در بایگانی دیجیتال امکان پذیر است.
- نگهداری داده ها در فضاهای صرفه جویی می کند.